9 lưu ý giúp bạn ghi điểm khi làm việc với người Nhật

Cập nhật vào 19/09

Bạn sẽ hoặc đang làm việc với người Nhật? Vậy thì chắc chắn những thông tin cần thiết khi làm việc với người Nhật dưới đây sẽ đặc biệt hữu ích với bạn.

Người Nhật vốn nổi tiếng nghiêm túc trong công việc, họ có những quy tắc bất di bất dịch mà nếu làm việc với họ, bạn cần biết và nên thực hiện, trước tiên là để thể hiện sự tôn trọng với họ, dù là đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác, sau là để học hỏi và hình thành những thói quen tốt từ người Nhật.

Bởi không phải ngẫu nhiên mà mà một nước nghèo tài nguyên, nghèo khoáng sản, nhiều thiên tai xảy ra như Nhật lại vươn lên là cường quốc kinh tế đứng thứ 2 thế giới đâu. Tất cả chỉ bởi những đức tính hiếm có của cả cộng đồng và văn hóa làm việc đã tạo nên yếu tố thành công của họ.

Không chỉ có vậy, người Nhật còn rất coi trọng tính tập thể, đoàn kết, trung thành và tiết kiệm, nhất là trong công việc. Đối với họ, đó là những điều kiện tất yếu để đạt được thành công. Do đó, khi làm việc với người Nhật, bạn cần phải chú ý đến một số vấn đề sau:

Những nguyên tắc cần nhớ khi làm việc với người Nhật

Đúng giờ trong mọi hoàn cảnh

Người Việt Nam chúng ta thường có một thói quen rất đáng ghét, đó chính là “giờ cao su”. Hẹn 1h gặp mặt, nhưng phải đến 1h30 hoặc 2h mới có mặt. Nhưng người Nhật thì không thế, học cực kỳ coi trọng giờ giấc, có thể nói, đối với họ thời gian còn quý hơn cả tiền bạc.

Đặc biệt, giới công sở Nhật Bản luôn đặt nặng vấn đề thể diện (bao gồm cả niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội). Bất kỳ một hành động nào khiến cho họ mất thể diện nơi công sở sẽ bị lên án nặng nề và trễ hẹn là một trong những hành động đó. Do đó, nếu có cơ hội làm việc với người Nhật thì bạn hãy chắc chắn rằng mình luôn đúng giờ, điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn với họ mà còn thể hiện rằng công việc, dự án hay cuộc hẹn này đối với bạn rất có giá trị. Hãy nhớ, không gì bất lịch sự bằng việc bạn bắt người khác phải bỏ thời gian quý báu của họ ra để phải chờ đợi bạn. Nếu đến muộn hãy đưa ra một lý do chính đáng.

Nếu bạn được người Nhật hẹn phỏng vấn làm việc thì hãy đến sớm hơn họ 10 phút. Điều này vừa giúp bạn chuẩn bị được tâm lý, vừa để lại được ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.

Tôn trọng ý kiến tập thể nhóm

Trong trường hợp nhóm đúng. Người Nhật luôn coi trọng “chúng tôi” chứ không phải “tôi”. Thế nhưng như thế không có nghĩa là nếu nhóm đưa ra ý kiến sai thì bạn cũng chấp nhận. Mọi quyết định quan trọng phải được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí của tất cả mọi người trong nhóm thì mới được công khai.

Xã hội Nhật Bản quan niệm thành công là nỗ lực của cả tập thể và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm một chút, nhưng cuối cùng, vẫn đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói chung. Người Nhật hiểu rằng việc đảm bảo mọi phần thưởng được chia đều giữa các thành viên sẽ không làm nảy sinh sự ghen tị và so bì.

Mời bạn tham khảo thêm: Lựa chọn ngành gì khi du học về công nghệ thông tin và truyền thông ở Singapore?

Do vậy, để làm việc được với người Nhật, bạn hãy tôn trọng tập thể và luôn đưa ra ý kiến đóng góp để tập thể lớn mạnh, vững chắc hơn. Đừng bao giờ ghen tị, khôn lỏi hay tỏ ra bất mãn về thành quả mà nhóm đạt được khi làm việc với người Nhật. Họ rất ghét điều đấy.

Cẩn trọng kỹ lưỡng và giữ uy tín trong công việc

Văn hóa kinh doanh của người Nhất rất coi trọng sự kỹ lưỡng và chữ tín. Họ luôn kiểm tra kỹ lưỡng, tỉ mỉ và cẩn thận mọi thông tin của khách hàng trước khi hợp tác, vì vậy mà một khi đã chọn được đối tác, họ sẽ gắn bó với đối tác đó trong một thời gian dài, đến mức gần như không bao giờ thay đổi. Ngay cả tuyển người họ cũng thích tuyển những người được giới thiệu hơn, bởi tính an toàn và yên tâm cao hơn. Nếu bạn chuyển từ công ty Nhật này sang một công ty Nhật khác thì chắc chắn sếp mới sẽ nói chuyện với sếp cũ của bạn để xem vì sao bạn ra đi, tư cách đạo đức, cách làm việc của bạn tại công ty cũ và bạn đã mắc sai phạm gì chưa. Nếu bạn nhận được những thông tin tốt từ sếp cũ thì cơ hội việc làm tại công ty mới sẽ rất rộng mở và hứa hẹn.

Khi giao việc cho nhân viên họ truyền đạt rất chi tiết, tỉ mỉ và giải thích cẩn thận. Khi nhân viên mắc sai lầm các sếp Nhật thường trao đổi thẳng thắn về vấn đề đó nhiều lần để đảm bảo những sai lầm tương tự không xảy ra thêm lần nữa.

Hương – 1 phiên dịch làm việc trong công ty liên doanh Nhật kể về tính cẩn thận tỉ mẩn của sếp cô trong công ty: “Ở những ngóc ngách, xó xỉnh nhất của nhà máy, sếp cũng đi hết và ở đâu có cái gì đó đặt, để sai quy định là ông lại đi nhắc nhân viên dọn dẹp. Sếp Nhật luôn là người quan sát thực tế, sau đó mới nói nhân viên và nói bất cứ việc gì cũng có căn cứ. Mình là người phụ trách gọi nước nhưng hay quên, sếp phải nhắc nhở nhiều lần nhưng ông không hề cáu. Quan điểm của ông là luôn đặt mình vào vị trí của người khác để nhìn nhận vấn đề”.

Nếu là du học sinh, bạn nên tham khảo: Kỹ năng quan trọng khi xin việc làm thêm tại Nhật cho du học sinh

Luôn luôn đảm bảo liên lạc

Ở Nhật Bản, gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian để tiếp xúc trực tiếp với đối tác được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng. Người Nhật rất coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, bởi họ hiểu rõ giá trị của những mối quan hệ này trong công việc.

Do đó, khi làm việc với người Nhật hãy giữ liên lạc với họ ngay cả khi không còn hợp tác. Nhưng biết đâu mới quan hệ đó sẽ có lợi cho cả bạn và họ trong tương lai. Hãy noi gương người Nhật bằng cách quan tâm hơn tới việc luôn “giữ ấm” cho mọi mối quan hệ công việc của bạn, nhất là đối với đối tác Nhật Bản.

Quan tâm từ những chi tiết nhỏ nhất

Sự nổi tiếng của các thương hiệu Nhật Bản xuất phát từ chất lượng và để sản phẩm đạt được chất lượng cao thì người Nhật phải rất chú ý đến từng chi tiết nhỏ. Tuy không được đưa vào bản mô tả công việc nhưng kỹ năng quan sát và đức tính cẩn thận, tỉ mỉ là một trong những đòi hỏi quan trọng mà nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy ở bạn.
Hãy chứng minh bạn đã từng giúp dự án của nhóm thành công nhờ thói quen để ý tiểu tiết trong công việc, bạn lập các kế hoạch dự phòng và chúng thực sự đã được dùng đến khi kế hoạch ban đầu gặp thất bại.

Luôn luôn là người thân thiện, hòa đồng

Người sống tách biệt, không thân thiện, không gần gũi với người khác thường bị người Nhật đánh giá thấp, những người này thường bị đánh đồng là không có tinh thần làm việc nhóm trong khi đó là điều tối kị. Dù chỉ là một nụ cười hay một câu nói xã giao thì bạn cũng nên thể hiện sự hòa đồng của mình trước sếp và đồng nghiệp người Nhật.

Học đức tính kiên nhẫn trong công việc

Nếu thuộc tuýp người dễ mất bình tĩnh và thiếu kiên nhẫn thì bạn khó có thể làm việc được với người Nhật, họ những người nổi tiếng là khá chậm chạp trong việc đưa ra quyết định.

Họ luôn làm theo quy trình (dù đó có là trường hợp cấp bách) để đảm bảo không mắc sai sót và thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên. Thói quen này có thể cũng là nguyên nhân khiến người Nhật không thích sự mạo hiểm, họ chỉ làm những điều mà họ cảm thấy chắc chắn, nằm trong vùng an toàn.

Khả năng thích nghi

Muốn làm việc trong công ty Nhật, bạn cần học cách thích nghi. Thích nghi với những khác biệt về văn hóa, cách suy nghĩ và tác phong làm việc. Chẳng hạn: bạn có sẵn sàng làm thêm việc sếp giao và ra về trễ, bạn có chấp nhận nghe theo chỉ thị của sếp dù bạn nghĩ chúng sẽ chẳng mang lại hiệu quả gì hay bạn có nhiệt tình tham gia những buổi ăn uống, vui chơi sau giờ làm việc…

Môi trường làm việc giữa công ty Nhật và công ty Việt Nam có rất nhiều khác biệt, chỉ khi bạn đồng ý cởi mở bản thân và tự tin mình có thể hòa nhập tốt thì hãy mạnh dạn ứng tuyển.

Đừng ngại cúi chào người Nhật

Cúi đầu khi chào là một trong những nguyên tắc hành xử truyền thống của người Nhật. Tôi từng có cơ hội được làm việc tại Nhật, việc mỗi sáng đi làm cúi đầu chào không dưới vài trăm lần là chuyện hoàn toàn bình thường.

Họ chào tất cả mọi nhân viên công ty mặc dù chưa nói chuyện với nhau bao giờ, thậm chí họ còn vô thức chào người ở đầu bên kia cuộc điện thoại. Và cách thức chào , độ thấp đến đâu, trong thời gian bao lâu phụ thuộc vào địa vị xã hội, tuổi tác và vị trí công việc.

Người Nhật không mong đợi bạn sẽ hiểu hết những quy tắc phức tạp đó nên họ cũng không trông đợi bạn sẽ cúi chào đúng cách. Do đó, động tác tốt nhất bạn nên làm để chứng tỏ thành ý tôn trọng văn hóa của họ là nghiêng người cúi chào.

Bên cạnh những điều đáng học hỏi và cần làm theo thói quen tốt của người Nhật thì bạn cũng nên tránh những hành động được coi là khiếm nhã, thiếu lịch sự dưới đây.

Những điều tối kỵ với người Nhật

Trao đổi danh thiếp sai chuẩn

Danh thiếp chính là biểu tượng cho sự tự hào về công việc của người Nhật. Do đó, việc đưa và nhận danh thiếp không đúng cách sẽ là một sự xúc phạm nặng nề đối với người khác.

Khi đưa danh thiếp, bạn cần chú ý dùng cả 2 tay và hướng chiều thuận của chữ về phía người nhận. Nếu bạn là người nhận, cần đưa 2 tay ra để đỡ lấy, sau đó đặt chúng cẩn thận vào trong hộp đựng danh thiếp hoặc để ngay ngắn trên bàn họp, tránh nhét danh thiếp ngay vào túi quần.

Từ chối thẳng thừng

Chúng ta thường từ chối thẳng thừng những điều mà bản thân không thích, điều đó dễ làm phật lòng đối phương. Người Nhật không làm vậy, cho dù không thích họ sẽ tìm cách nói giảm, nói tránh, không đi thẳng vào vấn đề.

Nếu không có thể nói nhẹ nhàng, bóng gió họ sẽ nói rõ ràng hơn nhưng rất thận trọng để không làm đối phương phật ý. Điều đó thể hiện sự tôn trọng người khác và chứng tỏ rằng họ đã lắng nghe người khác rất cẩn thận trước khi ra quyết định nói ra.

Không tôn trọng người lớn tuổi

Truyền thống chào hỏi của người Nhật là cúi đầu trước người khác, đối với người lớn tuổi và có địa vị cao họ thường cúi thấp hơn để thể hiện sự tôn kính.

Họ có thói quen học hỏi từ người đi trước, do vậy khi nêu ra một vấn đề gì đó với cấp trên (thường là những người lớn tuổi hơn họ) hoặc những người lớn tuổi là mang tính chất giải trình, xin được tư vấn chứ không phải để chấp vấn hay làm khó.

Việc cú chào người khác không phải do mình nhỏ bé, thấp bé mà đó là thái độ khiêm nhường. Hãy tôn trọng tất cả mọi người xung quanh bạn, nhất là những người lớn tuổi bởi họ là những người có thâm niêm lâu năm trong nghề. Khi gặp một vấn đề khó khăn bạn hãy xin ý kiến của họ, sẽ có những lời khuyên thiết thực cho bạn đó.

Không thể hiện cảm xúc cá nhân khi làm việc

Nơi làm việc không phải là nơi để chúng ta thể hiện tình cảm cá nhân. Khi làm việc ở các công ty Nhật hẳn là bạn luôn bắt gặp những khuôn mặt lạnh như tiền, đặc biệt là trong các cuộc họp.

Chuyện thể hiện cảm xúc như ôm vai, bá cổ không bao giờ xuất hiện ở nơi làm việc của họ. Họ nói chuyện với âm điệu thấp, chừng mực và một khi muốn chú ý tới người đối diện, người ta thường nhắm mắt chứ không phải vì chán nản như nhiều người lầm tưởng.

Hãy luyện cho mình phong cách làm việc giống như họ, thời gian đầu có thể khiến bạn cảm thấy không được thoải mái, nhưng khi đã quen sẽ thấy nó không hề khắt khe như bạn tưởng, trong khi đó chất lượng công việc được nâng lên trông thấy.

Có thể thấy một số nguyên tắc, thói quen của người Nhật không phải là quá khó khăn hay khác biệt. Quan trọng là bạn biết đến những nguyên tắc đó để biết mà làm theo hoặc tránh những điều tối kỵ khi làm việc với họ để thể hiện sự tôn trọng, quan tâm và “ghi điểm” trong mắt người Nhật nhé.